SPED e obrigações acessórias no ERP: o que o sistema precisa gerar
Conheça as principais obrigações acessórias digitais (SPED, eSocial, DCTFWeb, Reinf), quem deve entregá-las e como o ERP e o contador trabalham juntos.
Obrigação acessória é a entrega periódica de informações ao fisco, como arquivos e declarações, além do pagamento dos tributos em si. No Brasil, a maior parte delas é digital e agrupada no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), além do eSocial, da DCTFWeb e da EFD-Reinf. Quase todas dependem de dados que nascem no ERP: notas fiscais, estoque, folha, financeiro e contabilidade. Este guia explica as principais obrigações, quem costuma estar sujeito a elas, como o ERP participa e como dividir tarefas com o contador. Como prazos, leiautes e obrigatoriedade mudam, confirme sempre no site oficial e com seu contador.
Principais obrigações e quem entrega
| Obrigação | O que informa | Quem costuma entregar |
|---|---|---|
| EFD ICMS/IPI | Entradas, saídas, apuração de ICMS e IPI, estoque | Contribuintes de ICMS ou IPI obrigados por norma estadual e federal |
| EFD-Contribuições | Apuração de PIS e Cofins | Pessoas jurídicas do Lucro Presumido e do Lucro Real, com regras específicas |
| ECD (Escrituração Contábil Digital) | Livros contábeis digitais | Empresas obrigadas, conforme regime e porte |
| ECF (Escrituração Contábil Fiscal) | Apuração de IRPJ e CSLL | Pessoas jurídicas, exceto optantes do Simples Nacional e outras dispensadas |
| eSocial | Informações trabalhistas, previdenciárias e de saúde e segurança | Empregadores, conforme regras vigentes |
| DCTFWeb | Débitos de contribuições previdenciárias e retenções | Empresas obrigadas, em conjunto com eSocial e Reinf |
| EFD-Reinf | Retenções e informações fiscais não ligadas ao trabalho | Empresas obrigadas |
| PGDAS-D e DEFIS | Apuração e declaração anual do Simples Nacional | Empresas optantes do Simples Nacional |
| DASN-SIMEI | Declaração anual do MEI | MEIs |
A lista não é exaustiva e a aplicação depende do regime tributário, do porte, da atividade, do estado e do município. Existem ainda obrigações estaduais e municipais próprias.
O papel do ERP
O ERP não substitui o contador, mas fornece a matéria-prima. Dependendo do sistema e do contrato, ele pode:
- guardar e exportar os XMLs de notas emitidas e recebidas, base da escrituração fiscal;
- gerar o arquivo da EFD com os registros de notas, estoque e apuração;
- gerar relatórios de livros fiscais, apuração de impostos e inventário;
- exportar o plano de contas e os lançamentos contábeis para o sistema do contador;
- gerar eventos do eSocial a partir de módulo de folha de pagamento (nem todo ERP possui esse módulo);
- calcular o Simples Nacional e emitir a guia, em alguns sistemas.
Pergunte ao fornecedor quais obrigações o sistema gera por conta própria, quais exportam dados para o contador e quais não são atendidas. Em muitos casos, o contador usa sistema próprio e o ERP apenas envia XML e relatórios.
Dividindo tarefas com o contador
| Tarefa | Quem faz normalmente |
|---|---|
| Emitir notas e manter cadastros corretos | Empresa (ERP) |
| Enviar XMLs e documentos de entrada e saída | Empresa, de forma automática ou periódica |
| Conferir tributação e parametrizar operações | Contador, em conjunto com a empresa |
| Gerar e transmitir os arquivos (SPED, DCTFWeb, etc.) | Contador, ou o ERP quando tem módulo próprio |
| Conferir pendências e inconsistências | Contador e empresa |
| Guardar documentos pelo prazo legal | Empresa e contador |
Combine prazos internos anteriores aos prazos legais: por exemplo, o fechamento do estoque e o envio dos XMLs até o dia 5 do mês seguinte, se o contador precisar de 10 dias para conferir.
Calendário de rotina mensal (modelo)
- Até o dia 3: conferir notas emitidas e recebidas no mês anterior, cancelamentos e inutilizações.
- Até o dia 5: enviar XMLs e relatórios ao contador.
- Até o dia 10: fechamento financeiro e conciliação bancária.
- Dia 10 a 20: conferir apurações e guias enviadas pelo contador.
- Vencimentos: pagar guias nas datas e registrar no sistema.
Os dias são um modelo ilustrativo; ajuste ao seu calendário de obrigações.
Erros que geram multa ou retrabalho
- XMLs faltando. Notas de entrada sem XML dificultam a escrituração e o aproveitamento de créditos.
- Cadastro fiscal incorreto. NCM ou CST errados repetem o erro em todas as notas.
- Inventário desatualizado. O estoque entra em alguns arquivos e precisa estar consistente.
- Diferenças entre contabilidade e fiscal. O contador precisa de dados de ambos os lados conciliados.
- Atraso na entrega de declarações. Pode gerar multas automáticas, mesmo sem imposto devido.
- Mudança de leiaute ignorada. Arquivos exigem versão de leiaute atualizada; o fornecedor precisa acompanhar.
Guarda de documentos
Documentos fiscais e contábeis devem ser guardados pelo prazo legal, que costuma ser de no mínimo cinco anos em muitas situações, mas pode ser maior conforme o tipo de documento e a legislação aplicável. Peça ao contador a política de guarda da empresa. Em caso de troca de ERP, mantenha cópia dos XMLs e arquivos fiscais antes de encerrar o contrato, como explicado no guia de migração de ERP.
Reforma tributária e novas obrigações
A reforma tributária do consumo trará novos campos em documentos e novas obrigações para IBS e CBS durante a transição. Acompanhe os comunicados oficiais e converse com o fornecedor sobre a atualização dos arquivos fiscais. Mais detalhes em reforma tributária e ERP.
Quando consultar um profissional
A definição das obrigações que a empresa deve entregar depende de regime, porte e atividade e deve ser feita pelo contador. Em caso de intimação, malha fiscal ou multa, procure um contador ou advogado tributarista. O ERP ajuda a reunir dados, mas a responsabilidade pelas informações enviadas é da empresa.
Perguntas frequentes
O ERP transmite o SPED por mim?
Alguns sistemas geram o arquivo e outros apenas exportam os dados. A transmissão normalmente é feita pelo contador, com programa validador oficial. Confirme o que o seu sistema faz.
Empresa do Simples Nacional precisa entregar SPED?
Depende. Há obrigações do SPED que não se aplicam a todas as optantes, mas existem outras específicas, como PGDAS-D e DEFIS. Consulte o contador e as normas vigentes.
O que acontece se eu perder um prazo?
Pode haver multa e restrições, com valores e regras que dependem da obrigação. Regularize o quanto antes e peça orientação ao contador.
Fontes
- Receita Federal — SPED, ECD, ECF, EFD-Contribuições, DCTFWeb e Reinf.
- Portal do Simples Nacional — PGDAS-D e DEFIS.
- eSocial — informações oficiais sobre o eSocial.
