Financeiro no ERP: contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária
Veja como configurar contas a pagar e a receber, boletos, Pix, fluxo de caixa e conciliação bancária no ERP para ter caixa previsível e menos inadimplência.
O módulo financeiro do ERP deve responder a duas perguntas todos os dias: quanto a empresa tem a receber e a pagar e qual será o saldo de caixa nos próximos dias. Para isso funcionar, os lançamentos precisam nascer das operações (vendas e compras), ter vencimento e forma de pagamento corretos, e ser conciliados com o extrato bancário. Este guia apresenta a configuração e a rotina de cada parte, com exemplos de cálculo de fluxo de caixa e de inadimplência.
Estrutura básica do financeiro
| Elemento | Função |
|---|---|
| Plano de contas | Classifica receitas e despesas para a contabilidade e para relatórios |
| Centros de custo ou de resultado | Permitem analisar áreas, filiais, projetos ou canais |
| Contas bancárias e caixas | Registram onde o dinheiro está |
| Formas de pagamento | Pix, boleto, cartão, transferência, dinheiro, cheque |
| Condições de pagamento | Prazos, parcelas e descontos |
| Contas a receber e a pagar | Títulos com vencimento, valor e situação |
Combine o plano de contas com o contador desde o início: ele facilita a escrituração e evita reclassificar lançamentos no fim do mês.
Contas a receber
O fluxo ideal: a venda gera os títulos automaticamente, de acordo com a condição de pagamento; o cliente recebe boleto, Pix ou link de pagamento; o banco informa o pagamento; o sistema baixa o título; o saldo é atualizado. Pontos de atenção:
- Cobrança automática: envio de boleto ou Pix por e-mail ou mensageria, com lembretes antes e depois do vencimento.
- Juros e multa por atraso: configure de acordo com o contrato com o cliente. Para consumidores, a multa por atraso tem limite previsto no Código de Defesa do Consumidor; confira a regra aplicável ao seu caso.
- Baixa automática: integração com o banco por arquivo de retorno ou por API reduz erros de digitação.
- Acompanhamento de inadimplência: relatório de títulos vencidos por faixa de atraso.
- Provisão para devedores duvidosos: definida com o contador, conforme as regras contábeis e tributárias.
Exemplo ilustrativo de inadimplência: vendas a prazo de R$ 200.000 no mês e R$ 8.000 vencidos há mais de 30 dias resultam em inadimplência de 8.000 ÷ 200.000 = 4%. Acompanhar esse indicador por mês mostra se a política de crédito está adequada.
Contas a pagar
As compras e despesas geram títulos com vencimento. Boas práticas:
- lançar a nota ou o pedido de origem, e não apenas o valor, para ter rastreabilidade;
- usar aprovação por alçada, com limites por pessoa ou valor;
- agendar pagamentos para o vencimento, evitando antecipar sem desconto ou pagar com atraso;
- cadastrar corretamente impostos e retenções (por exemplo, retenções na fonte em serviços), conforme orientação do contador;
- manter cadastro bancário de fornecedores revisado para reduzir risco de fraude, com dupla conferência em alteração de dados de pagamento.
Fluxo de caixa projetado
O ERP junta contas a receber e a pagar para projetar o saldo. A fórmula básica é: saldo final = saldo inicial + recebimentos previstos − pagamentos previstos.
Exemplo ilustrativo (valores hipotéticos):
| Semana | Saldo inicial | A receber | A pagar | Saldo final |
|---|---|---|---|---|
| 1 | R$ 15.000 | R$ 22.000 | R$ 30.000 | R$ 7.000 |
| 2 | R$ 7.000 | R$ 18.000 | R$ 28.000 | −R$ 3.000 |
| 3 | −R$ 3.000 | R$ 35.000 | R$ 20.000 | R$ 12.000 |
A projeção mostra um saldo negativo na semana 2, o que permite agir antes: antecipar recebíveis, renegociar um prazo com fornecedor ou ajustar um pagamento. Sem o fluxo projetado, a empresa descobre o problema quando o caixa já faltou. Faça a projeção com cenários (realista e pessimista), considerando atrasos de clientes.
Conciliação bancária
Conciliar é comparar o que está no ERP com o que consta no extrato do banco e explicar cada diferença.
- Importe o extrato (arquivo OFX ou integração por API, conforme o banco).
- O sistema sugere correspondências por valor e data; confira as sugestões.
- Lance o que existe no banco e não existe no sistema (tarifas, juros, rendimentos, recebimentos não identificados).
- Investigue o que está no sistema e não no banco (cheque não compensado, pagamento não efetivado).
- Feche a conciliação quando o saldo do sistema for igual ao do extrato.
Faça a conciliação diariamente ou semanalmente, e não apenas no fim do mês: diferenças pequenas e recentes são fáceis de achar; as antigas viram trabalho de detetive.
Boletos, Pix e cartões
- Boleto registrado: exige convênio com o banco e geração por arquivo de remessa ou API. Confirme tarifas por boleto.
- Pix: pode ser cobrado com QR Code gerado pelo sistema, com baixa automática quando integrado. Informe-se sobre as regras do Banco Central do Brasil para Pix.
- Cartões: a conciliação de vendas em cartão envolve prazos de recebimento, taxas e antecipações. Use relatório da adquirente ou integração para evitar diferenças.
A calculadora de custo variável de integrações ajuda a medir o peso de tarifas sobre a receita integrada.
Relatórios que o gestor deve olhar
- Contas a receber e a pagar por vencimento.
- Fluxo de caixa projetado e realizado.
- DRE gerencial por período e por centro de resultado.
- Inadimplência por faixa de atraso.
- Despesas por categoria em comparação ao mês anterior.
Quando consultar um profissional
O contador deve validar o plano de contas, o tratamento de retenções, a provisão para perdas e o encerramento do mês. Para renegociar dívidas ou contratos de crédito, um consultor financeiro ou advogado pode ser útil. Veja ainda SPED e obrigações acessórias no ERP.
Perguntas frequentes
O ERP faz cobrança automática?
Muitos sistemas geram boletos e Pix e enviam lembretes automaticamente. A disponibilidade e o custo variam; confirme a integração com o seu banco.
Preciso conciliar todos os dias?
Não é obrigatório, mas quanto mais frequente, mais fácil. Para empresas com muitos lançamentos, a conciliação diária ou semanal evita acúmulo de pendências.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e DRE?
O fluxo de caixa mostra entradas e saídas de dinheiro no período; a DRE mostra receitas e despesas pelo regime de competência. Uma empresa pode ter lucro na DRE e falta de caixa.
Fontes
- Banco Central do Brasil — regras do Pix e do sistema financeiro.
- Planalto — legislação federal — Código de Defesa do Consumidor e demais normas.
- Conselho Federal de Contabilidade — normas contábeis.
