Migração de dados para o novo ERP: cadastros, saldos, títulos e estoque

Na migração para um novo ERP, o que precisa ir para o sistema novo é o necessário para operar amanhã: cadastros ativos, saldos de estoque, títulos em aberto, saldos bancários e parâmetros fiscais. O histórico detalhado de anos anteriores pode ficar arquivado para consulta. Esta distinção economiza tempo e reduz o risco de levar sujeira para a nova base. A seguir, um guia por tipo de dado, com validações simples que evitam os erros mais frequentes.

Princípio geral: migre o necessário, arquive o resto

Cada dado migrado precisa ser validado e mantido. Quanto mais histórico entra no sistema novo, maior o trabalho de conferência e maior a chance de importar inconsistências. Uma regra prática:

Migrar: dados ativos que o sistema usará para operar (clientes ativos, produtos vendáveis, títulos em aberto, saldos).
Arquivar: histórico de vendas antigas, movimentos de estoque de anos passados, notas já escrituradas. Mantenha em planilha, em banco de consulta ou no sistema antigo em modo leitura.
Guardar por obrigação legal: XMLs de notas fiscais e arquivos fiscais, pelo prazo que a legislação e o contador indicarem.

Cadastros de clientes e fornecedores

Verificação	Por que importa
CPF ou CNPJ válido e sem duplicidade	Evita rejeição de nota e cobranças em duplicidade
Inscrição estadual e indicador de contribuinte	Define a tributação de ICMS na nota
Endereço com código do município e CEP	Exigido na NF-e e usado para cálculo de frete e impostos
E-mail e telefone atualizados	Envio de XML, boletos e comunicação
Condição de pagamento e limite de crédito	Evita bloqueios ou liberações indevidas
Consentimento e base legal, quando aplicável	Relacionado ao tratamento de dados pessoais (LGPD)

Antes de migrar, remova duplicidades (mesmo CNPJ com grafias diferentes) e inative cadastros sem movimento recente.

Cadastro de produtos e serviços

O cadastro de produtos concentra boa parte dos erros fiscais. Revise:

código interno único e descrição padronizada;
NCM correto, unidade de medida e, quando for o caso, CEST e código de benefício;
origem da mercadoria e tributação por operação;
código de barras (GTIN) válido;
preços por tabela e custos de reposição;
itens inativos, que não devem ser migrados.

Com a reforma tributária em implantação, é boa hora de conferir se NCM e classificação de serviços estão corretos, pois as novas regras dependem desses cadastros (veja o guia sobre reforma tributária e ERP).

Saldos de estoque

Sem contagem, o saldo migrado reproduz o erro do sistema antigo. O procedimento mais seguro é:

Realizar inventário físico próximo à data da virada, por depósito.
Ajustar o sistema antigo com as diferenças ou usar a contagem como saldo inicial do novo.
Migrar quantidade e custo médio por item; confirme o critério de custo do novo sistema.
Registrar saldos de itens em consignação, em poder de terceiros e de terceiros em seu poder, que costumam exigir tratamento especial.
Comparar o valor total do estoque entre sistemas e justificar qualquer diferença.

O guia de controle de estoque no ERP mostra como manter esse controle depois da virada.

Contas a pagar, a receber e saldos bancários

Migre apenas títulos em aberto, com vencimento, valor original, saldo, forma de pagamento e vínculo com a nota ou pedido de origem. Cuidados:

baixe no sistema antigo tudo o que já foi pago antes da virada;
decida como tratar títulos parcialmente pagos (migrar o saldo com referência ao original);
confira boletos já emitidos e remessas pendentes com o banco;
registre saldos bancários na data de corte e valide com o extrato;
verifique se há cheques, cartões a receber e antecipações em andamento.

Dados fiscais e contábeis

O contador deve validar o plano de contas, os centros de custo e os parâmetros de tributação. Defina com ele como serão tratados os saldos contábeis de abertura e o livro de entradas e saídas do período de transição. Notas emitidas no sistema antigo e escrituradas lá devem ser arquivadas com os respectivos XMLs; as emitidas no novo sistema começam com a numeração e a série acordadas, para evitar buracos ou duplicidades. Confirme com o contador se a numeração das notas continua de onde parou.

Como validar a migração

Faça conferências por totais, e não apenas por amostragem:

Conferência	Resultado esperado
Quantidade de clientes e fornecedores ativos	Igual à lista tratada antes da importação
Total de contas a receber e a pagar	Igual ao relatório do sistema antigo na data de corte
Valor e quantidade do estoque	Igual ao inventário ajustado
Saldo por conta bancária	Igual ao extrato
Teste de emissão de nota	Autorizada em homologação e depois em produção

Registre as divergências em uma lista com responsável e prazo de correção. Só libere a operação quando as diferenças relevantes estiverem resolvidas.

Erros comuns

Migrar tudo sem limpeza prévia.
Não fazer inventário antes da virada.
Ignorar a numeração e a série das notas fiscais.
Esquecer de guardar uma cópia completa do sistema antigo.
Deixar a validação só para o fornecedor, sem participação da equipe e do contador.

Quando consultar um profissional

Peça ao contador que valide saldos de abertura e parâmetros fiscais. Se a base tiver muitos dados pessoais, consulte um profissional de proteção de dados sobre o descarte de informações desnecessárias e a segurança da transferência de arquivos.

Perguntas frequentes

O fornecedor faz a importação dos dados?

Em geral, sim, a partir de planilhas em modelo definido por ele. A responsabilidade pelo conteúdo dos dados continua com a empresa; peça que o contrato descreva o que está incluído.

Quanto histórico devo levar?

O suficiente para operar e atender consultas frequentes, como o último ano de vendas para análise. O restante pode ser arquivado, desde que os documentos fiscais sejam guardados pelo prazo legal.

Como evitar duplicidade de notas na virada?

Defina o dia e o horário de corte, bloqueie a emissão no sistema antigo e confirme a numeração inicial no novo, com o contador.

Fontes

Portal da Nota Fiscal Eletrônica — regras de numeração, série e armazenamento de XML.
Receita Federal — orientações sobre obrigações acessórias e escrituração.
ANPD — orientações sobre LGPD no tratamento de dados pessoais.